「長く働いてきたけれど、職務経歴書に何を書けばよいかわからない」「実績を文章にするのが苦手」。そんなときは、ChatGPTを使って仕事の経験を整理してみましょう。
大切なのは、自分の経験を材料にして下書きを作り、最後は自分で事実を確かめることです。この記事では、40代の転職活動を想定し、経験の棚卸しから職務要約、自己PR、応募先に合わせた修正まで、コピーして使えるプロンプト例を紹介します。
ChatGPTで職務経歴書を作るときの基本
ChatGPTは、箇条書きのメモを文章に整えたり、経験を分類したりする補助として使えます。ただし、入力していない実績や数字まで正しいとは限りません。文章が自然でも、そのまま提出せず確認しましょう。
OpenAIの公式ガイドでは、目的、必要な背景情報、希望する出力形式、守ってほしい条件を伝える考え方が紹介されています。職務経歴書でも「何を作るか」「どの経験を使うか」「何文字にするか」「実績を追加しない」と具体的に伝えると、見直しやすい下書きを作れます。
本記事のプロンプトは編集部が作成した例です。選考通過を保証するものではありません。書類全体の構成は、40代の職務経歴書の書き方も参考にしてください。
入力する前に仕事の経験をメモする
最初からきれいな文章にする必要はありません。次の項目を、思い出せる範囲で書き出します。会社名や氏名は「A社」「担当者B」などに置き換え、住所、電話番号、顧客情報、未公開の売上や社内資料は入力しないようにしましょう。
- 勤務した期間と、担当した職種・業務
- 自分が担当した範囲と、チーム全体の仕事との違い
- 仕事で困っていたことと、自分が工夫したこと
- 結果として変わったこと
- 使ったソフトや、実際にできる操作
- 応募したい職種と、求人票に書かれた業務
件数や時間などの数字は、確認できるものだけを使います。数値がわからない場合は「不明」と書き、後から確認しましょう。「毎月100件対応したはず」と推測で埋めるより、具体的な業務内容を正確に伝えることを優先してください。
ステップ1｜質問してもらい経験を棚卸しする
何を書けばよいか思いつかない人は、ChatGPTに質問してもらう方法から始めます。次の文章の角括弧を自分の情報に置き換えて送ってください。
職務経歴書のために、仕事の経験を整理したいです。 応募したい職種は［一般事務など］です。 これまでの主な仕事は［接客、請求書作成など］です。 担当業務、自分の工夫、結果、使ったスキルについて、質問を1つずつしてください。 私が答えていない実績や数字は追加しないでください。 最後に「担当業務／工夫／結果／スキル」の表に整理し、不明点を別に示してください。
答えは短くても構いません。「請求書を作った」と答えた後で、作成頻度や確認方法を聞いてもらうと、仕事の内容を具体化できます。答えられない質問は「覚えていない」と伝え、無理に数字を作らないようにします。
ステップ2｜職務要約の下書きを作る
経験が整理できたら、職務経歴書の冒頭に置く職務要約を作ります。職務要約では、どんな仕事をしてきた人か、応募先で生かせる経験は何かを簡潔に伝えます。
以下の経験メモを使い、一般事務への応募を想定した職務要約を200～250字で作成してください。 勤務期間、担当業務、応募職種に関連する経験を優先してください。 入力した事実だけを使い、役職、資格、成果の数字を追加しないでください。 情報が足りない場合は、本文を作る前に不足点を質問してください。 ［ここに匿名化した経験メモを貼り付ける］
複数の仕事を経験している場合は、すべてを同じ長さで説明する必要はありません。応募先の仕事に関係する経験を中心にし、詳細な経歴は別の項目に分けます。
ステップ3｜担当業務と工夫を具体的な文章にする
「事務全般」「コミュニケーションが得意」だけでは、仕事の場面が伝わりにくくなります。何を担当し、どう進めたのかがわかる文章に整えましょう。
以下のメモを、職務経歴書の「担当業務」と「工夫・取り組み」に分けて書き直してください。 担当業務は箇条書き、工夫は150字程度にしてください。 自分が担当した範囲を明確にし、チーム全体の成果を個人の成果に置き換えないでください。 数値のない成果には数字を補わず、誇張表現を避けてください。 ［ここに経験メモを貼り付ける］
架空の例｜接客経験を事務職への応募に整理する
以下は説明用の架空例です。自分が実際に行った仕事に置き換えて使ってください。
| 項目 | 内容の例 |
|---|---|
| 元のメモ | 店舗で接客と在庫確認を担当。申し送りで抜けが出るので確認項目をメモにした。 |
| 担当業務 | 店頭での顧客対応、商品の在庫確認、次の担当者への申し送り。 |
| 工夫・取り組み | 申し送り時の確認漏れを防ぐため、必要な確認項目をメモにまとめ、引き継ぎの際に使用しました。 |
このメモだけで「ミスを50％削減」「業務効率を大幅に改善」と書くことはできません。結果が確認できなければ、行った取り組みを具体的に説明します。接客経験を整理しても、実際には経験していない請求書作成や経理業務まで追加しないようにしてください。
ステップ4｜自己PRを自分の言葉で整える
自己PRは、強みとそれを裏付ける行動をセットで伝えます。AIが作った表現に違和感があれば、面接でも説明できる言葉に直しましょう。
以下の経験から、応募職種に関連する強みを候補として3つ挙げてください。 各候補について、根拠となる経験と、追加で確認したい点を示してください。 その後、私が選んだ強みを使って自己PRを250字程度に整えてください。 入力にない能力や成果は追加せず、本人が面接で説明できる平易な表現にしてください。 ［経験メモ］ ［応募職種］
「高度な分析力」「卓越したマネジメント能力」など、自分の経験に合わない言葉は避けます。Excelも、入力とSUM関数を使える段階なら、その操作を具体的に記載してください。学習中のスキルは、業務経験と区別して示します。
操作の学習順を確認したい人は、事務職への転職に必要なExcelスキルをご覧ください。
ステップ5｜応募先の求人内容に合わせて見直す
同じ経験でも、応募先が求める業務に合わせて、説明する順番や詳しさを調整できます。求人票は必要な業務・条件だけを抜き出して使い、採用担当者の個人情報などは除きます。
以下の職務経歴書の下書きと求人の業務内容を比較してください。 1. 求人に関連する経験 2. 経験が不足している、または確認が必要な点 3. 事実を変えずに説明を改善できる箇所 を分けて示してください。 求人にある条件を、私がすでに満たしているものとして追加しないでください。 その後、職務要約の修正案を示してください。 ［匿名化した下書き］ ［求人の業務内容・必要条件］
求人に「Excelでの集計」と書かれていても、経験がなければ「集計業務を担当」とは書けません。未経験の部分は、現在学習している内容や、これまでの経験から生かせる点を、事実に沿って説明します。
提出前に確認したい7項目
- 勤務期間、会社名、所属、役職に誤りがないか。
- 実績の数字や資格が、確認できる事実と一致しているか。
- 自分の担当範囲とチームの成果を混同していないか。
- 応募先の業務に関連する経験が伝わるか。
- 面接で具体例を聞かれても、自分の言葉で説明できるか。
- 誤字、表記の揺れ、改行、ページの切れ方に問題がないか。
- 応募先が指定した様式、ファイル形式、提出方法に合っているか。
ChatGPTにも点検を依頼できますが、勤務期間や数字の正しさは、本人が資料と照合する必要があります。Wordなどに貼り付けた後は、見出しや箇条書きを整え、PDF提出を指定されている場合はPDFにした後の見た目まで確認してください。
文書の整え方に不安がある人は、事務職で求められるWordスキルも参考になります。
よくある質問
ChatGPTで作った職務経歴書をそのまま提出してもよい？
生成された文章は下書きとして扱い、自分で事実と表現を確認してください。応募先からAI利用に関する指定がある場合は、その指示に従いましょう。文章が整っていることと、応募条件に合っていることは別です。
目立った実績がない場合は何を入力すればよい？
毎日担当していた仕事、確認の工夫、引き継ぎ、周囲から任されていた役割などを書き出します。売上などの数字がなくても、実際の行動を具体的に伝える材料になります。
氏名や会社名を入力しないと作れない？
経験の整理や文章の下書きは、匿名化した情報から始められます。正式な会社名や連絡先は、完成した文書に自分で記入しましょう。業務上の機密情報や、顧客の個人情報は材料に使わないでください。
まとめ｜まずは担当した仕事を3つ書き出そう
ChatGPTで職務経歴書を作るときは、経験のメモを集め、質問で具体化し、職務要約・担当業務・自己PRへと整理していくと進めやすくなります。成果を大きく見せることより、応募先で生かせる経験を正確に伝えることを大切にしましょう。
まずは3分、これまで担当した仕事を3つ書き出してみてください。そのメモを使い、この記事の棚卸しプロンプトから始めれば、職務経歴書の材料を少しずつ増やせます。
第三者に書類を見てもらう方法を検討する人は、40代向け転職サイト・転職エージェントの選び方も確認してください。
参考情報
- OpenAI公式：Prompting（目的・背景・出力形式・条件の伝え方）
公式情報確認日：2026年10月3日。操作画面や機能は変更される場合があります。
